Algemene Voorwaarden

ProcesIQ, Versie 1.0, april 2026

Artikel 1: Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• ProcesIQ: ProcesIQ, gevestigd te Burgemeester Jhr. Quarles van Uffordlaan 101, 7321 ZN Apeldoorn, ingeschreven bij de KVK onder nummer 97210404.
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die met ProcesIQ een overeenkomst aangaat.
• Dienst: de AI-gestuurde automatiseringsdienst 'Zenzo', inclusief alle automations, koppelingen en ondersteuning zoals beschreven in de overeenkomst.
• Overeenkomst: de dienstverleningsovereenkomst tussen ProcesIQ en de Opdrachtgever, inclusief deze Algemene Voorwaarden.
• Pakket: het door de Opdrachtgever gekozen dienstverleningspakket (Basic of Pro).
• Automation: een individuele geautomatiseerde taak binnen de Dienst (bijv. e-mail drafter, meeting prep, calendar checker).

Artikel 2: Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen ProcesIQ en de Opdrachtgever.
2. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop, of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3: Aanbod en overeenkomst

1. Alle aanbiedingen van ProcesIQ zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Opdrachtgever het aanbod schriftelijk (inclusief per e-mail) aanvaardt, of op het moment dat ProcesIQ feitelijk aanvangt met de uitvoering van de Dienst.
3. Aanvullingen of wijzigingen op de Overeenkomst zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 4: Dienstverlening

1. ProcesIQ levert de Dienst conform het overeengekomen Pakket:

   	Basic	Pro
   Automations	5	8
   Maandelijks (jaarcontract)	EUR 197 / maand	EUR 397 / maand
   Maandelijks (maandcontract)	EUR 237 / maand	EUR 547 / maand
   Eenmalige setup	EUR 1.000	EUR 1.500

2. ProcesIQ spant zich in om de Dienst naar beste kunnen uit te voeren (inspanningsverplichting). ProcesIQ garandeert niet dat de Dienst te allen tijde zonder onderbrekingen of fouten functioneert.
3. ProcesIQ heeft het recht de Dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of verbeteringen. ProcesIQ streeft ernaar dit buiten kantooruren te doen en de Opdrachtgever vooraf te informeren.
4. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig verlenen van toegang tot de benodigde systemen (Gmail, Google Calendar, Slack en eventuele andere koppelingen) via OAuth-authenticatie.

Artikel 5: Onboarding

1. Na ondertekening van de Overeenkomst doorloopt de Opdrachtgever een onboardingproces. ProcesIQ configureert de automations op basis van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie.
2. De Opdrachtgever geeft vooraf aan welke onderwerpen of categorieen communicatie uitgesloten moeten worden van verwerking (bijv. HR-gerelateerd, juridisch, salarisgegevens).
3. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie.

Artikel 6: Prijzen en betaling

1. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. De setup-kosten worden gefactureerd bij aanvang van de Overeenkomst. Het maandelijkse abonnement wordt per maand vooraf gefactureerd.
3. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
4. Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. ProcesIQ heeft het recht de Dienst op te schorten na een betalingsherinnering met een redelijke termijn van 7 dagen.
5. ProcesIQ heeft het recht de prijzen jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen voor ingangsdatum schriftelijk medegedeeld. Bij een prijsverhoging van meer dan 10% heeft de Opdrachtgever het recht de Overeenkomst te beeindigen per de datum van de prijswijziging.

Artikel 7: Looptijd en opzegging

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen contractduur (jaar, of maandcontract).
2. Jaarcontract:
   • De minimale looptijd is 12 maanden vanaf de ingangsdatum.
   • Na de eerste 12 maanden wordt het contract stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd, met een opzegtermijn van 1 maand.
   • Het jaarcontract is niet tussentijds opzegbaar, behoudens de mogelijkheid tot upgrade (artikel 8).
3. Maandcontract:
   • Het maandcontract heeft een opzegtermijn van 1 maand (lopende maand plus de daaropvolgende maand).
   • Opzegging geschiedt schriftelijk (per e-mail volstaat).
4. ProcesIQ kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen indien de Opdrachtgever:
   • Ondanks aanmaning in gebreke blijft met betaling.
   • In strijd handelt met deze Algemene Voorwaarden.
   • In staat van faillissement verkeert of surseance van betaling heeft aangevraagd.

Artikel 8: Upgrade van Basic naar Pro

1. De Opdrachtgever kan gedurende de looptijd upgraden van het Basic-pakket naar het Pro-pakket.
2. Bij een upgrade tijdens een lopend jaarcontract wordt het prijsverschil naar rato verrekend over de resterende contractduur.
3. Een upgrade wordt beschouwd als een wijziging van de bestaande Overeenkomst en niet als een nieuwe Overeenkomst. De oorspronkelijke einddatum blijft gehandhaafd.
4. Een downgrade van Pro naar Basic is niet mogelijk gedurende de looptijd van een jaarcontract.

Artikel 9: Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, waaronder de prompts, scripts, configuraties en de onderliggende technologie, berusten bij ProcesIQ.
2. De Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst voor de duur van de Overeenkomst.
3. De output die de Dienst genereert (conceptmails, samenvattingen, overzichten) is eigendom van de Opdrachtgever.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

1. ProcesIQ is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst.
2. De totale aansprakelijkheid van ProcesIQ is beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtgever in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ProcesIQ heeft betaald.
3. ProcesIQ is niet aansprakelijk voor:
   • Indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.
   • Schade als gevolg van beslissingen die de Opdrachtgever neemt op basis van door de Dienst gegenereerde output. De output zijn concepten en suggesties; de Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het beoordelen en verzenden ervan.
   • Schade als gevolg van storingen bij derden (Google, Slack, Anthropic) of overmacht.
   • Schade als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Opdrachtgever.
4. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van ProcesIQ.

Artikel 11: Overmacht

1. ProcesIQ is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe wordt gehinderd door overmacht.
2. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in de diensten van Anthropic (AI-provider), Google Workspace, Slack of andere derde partijen waarvan ProcesIQ afhankelijk is; internetuitval; stroomuitval; cyberaanvallen; overheidsmaatregelen.
3. Indien de overmacht langer dan 30 dagen voortduurt, hebben beide Partijen het recht de Overeenkomst te ontbinden. Reeds betaalde vergoedingen worden naar rato terugbetaald.

Artikel 12: Privacy en gegevensverwerking

1. ProcesIQ verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de Opdrachtgever conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Partijen sluiten een afzonderlijke verwerkersovereenkomst die de verwerking van persoonsgegevens nader regelt.
3. ProcesIQ gebruikt de gegevens van de Opdrachtgever uitsluitend voor het leveren van de Dienst en niet voor eigen doeleinden.

Artikel 13: Geheimhouding

1. Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen.
2. Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
   • Reeds openbaar was op het moment van ontvangst.
   • Onafhankelijk door de ontvangende Partij is ontwikkeld.
   • Op grond van een wettelijke verplichting moet worden bekendgemaakt.
3. De geheimhoudingsplicht blijft van kracht tot 2 jaar na beeindiging van de Overeenkomst.

Artikel 14: Wijziging van deze voorwaarden

1. ProcesIQ behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen.
2. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aan de Opdrachtgever medegedeeld.
3. Indien de Opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft deze het recht de Overeenkomst te beeindigen per de datum van inwerkingtreding van de wijzigingen.

Artikel 15: Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze Algemene Voorwaarden en alle Overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Algemene Voorwaarden of de Overeenkomst worden in eerste instantie in onderling overleg opgelost.
3. Indien onderling overleg niet tot een oplossing leidt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van ProcesIQ.

Artikel 16: Slotbepalingen

1. Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of vernietigbaar is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
2. Het nalaten door ProcesIQ om enig recht uit deze Algemene Voorwaarden uit te oefenen, houdt geen afstand van dat recht in.

ProcesIQ
Burgemeester Jhr. Quarles van Uffordlaan 101
7321 ZN Apeldoorn

KVK: 97210404 | BTW: NL005257630B40
E-mail: info@procesiq.nl