Privacy Policy
procesiq.nl | Laatst bijgewerkt: april 2026
1. Wie zijn wij
ProcesIQ is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy policy.
- Bedrijf: ProcesIQ
- Adres: Burgemeester Jhr. Quarles van Uffordlaan 101, 7321 ZN Apeldoorn
- KVK: 97210404
- E-mail: info@procesiq.nl
ProcesIQ biedt onder de naam Zenzo een AI-gestuurde automatiseringsdienst aan voor zakelijke communicatie.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Wij verwerken persoonsgegevens in twee contexten:
A. Websitebezoekers en intake
Wanneer u onze website bezoekt of het intake-formulier invult, verwerken wij:
- Naam en e-mailadres
- Bedrijfsnaam en functie
- Telefoonnummer (indien opgegeven)
- Informatie die u invult in het intake-formulier (bedrijfsgegevens, voorkeuren voor de dienst)
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype en besturingssysteem (via serverlogbestanden)
B. Klanten (Zenzo dienstverlening)
Voor klanten die gebruik maken van onze dienst Zenzo verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van de klant. De klant is hierbij verwerkingsverantwoordelijke en ProcesIQ is verwerker. Deze verwerking is geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. De gegevens die in dat kader verwerkt worden (e-mails, agenda-items, Slack-berichten, vergaderverslagen) vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant.
3. Grondslag voor verwerking
| Verwerking | Grondslag | Toelichting |
|---|---|---|
| Intake-formulier | Toestemming (art. 6-1-a) | U geeft toestemming door het formulier in te vullen en te verzenden |
| Contact per e-mail | Gerechtvaardigd belang (art. 6-1-f) | Om uw vraag te beantwoorden |
| Dienstverlening Zenzo | Overeenkomst (art. 6-1-b) | Noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst |
| Facturatie | Wettelijke verplichting (art. 6-1-c) | Fiscale bewaarplicht van 7 jaar |
| Serverlogbestanden | Gerechtvaardigd belang (art. 6-1-f) | Beveiliging en technisch beheer van de website |
4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens
- Om uw aanvraag via het intake-formulier te verwerken en contact met u op te nemen
- Om de dienst Zenzo te leveren conform de overeenkomst
- Om facturen te versturen en betalingen te verwerken
- Om onze website te beveiligen en technisch te beheren
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht)
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens
- Intake-formulier gegevens: maximaal 1 jaar na laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat
- Klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst plus 1 jaar na beeindiging
- Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
- Serverlogbestanden: maximaal 90 dagen
- Gegevens verwerkt via Zenzo: zie verwerkersovereenkomst. Logs worden automatisch opgeruimd (30-365 dagen afhankelijk van type)
6. Delen met derden
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is:
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Mollie B.V. | Betalingsverwerking | Nederland (EU) |
| Anthropic | AI-verwerking (Zenzo dienst) | Verenigde Staten (SCC's) |
| Hetzner Online GmbH | Serverhosting | Duitsland (EU) |
| Google LLC | E-mailnotificaties, MCP-koppelingen | EU / Verenigde Staten |
Voor doorgifte naar de Verenigde Staten zijn Standard Contractual Clauses (SCC's) van toepassing.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op alle webpagina's
- Serverhosting bij Hetzner in Duitsland (ISO 27001-gecertificeerd)
- Toegangsbeperking via SSH key-based authenticatie en firewall
- OAuth 2.0-authenticatie per klant met minimale scopes
- Geen opslag van volledige e-mailinhoud of berichtentekst in logs
8. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
- Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
- Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking te beperken
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt verzoeken uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
U kunt uw verzoek indienen via info@procesiq.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Cookies
De website procesiq.nl maakt op dit moment geen gebruik van tracking cookies of analytics. Er worden alleen technisch noodzakelijke cookies geplaatst die nodig zijn voor het functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.
Mocht dit in de toekomst veranderen, dan wordt deze privacy policy bijgewerkt en wordt om uw toestemming gevraagd waar nodig.
10. Wijzigingen
ProcesIQ behoudt zich het recht voor deze privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op procesiq.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail.
11. Contact
Voor vragen over deze privacy policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
ProcesIQ
Burgemeester Jhr. Quarles van Uffordlaan 101, 7321 ZN Apeldoorn
info@procesiq.nl