Vraag tien professionals wat een uur handmatig werk kost. Negen keer krijg je hetzelfde antwoord: m'n uurtarief. Honderd euro, honderdvijfentwintig, honderdvijftig. Klaar. Alleen mist die rekensom ongeveer de helft van het verhaal.
Handmatig werk heeft twee soorten kosten. De zichtbare, die netjes in je uren of je factuur staan. En de verborgen: efficiëntie die je verliest doordat concentratie versnipperd raakt, fouten die later hersteld moeten worden, en werk dat niet binnen de dag past en dus in je avond kruipt. Hieronder een kleine inventarisatie, op een bierviltje doorgerekend, zodat je zelf kunt zien waar de drempel voor jouw bedrijf ligt.
De zichtbare rekening.
Stel, je bent zelfstandig consultant. Je tarief is honderdvijfentwintig euro. Elke week ben je twee uur bezig met het voorbereiden van klantafspraken: agenda doornemen, notities ophalen, mapjes samenstellen, bijlagen mailen. Voorbereiden, niet het echte werk.
Twee uur per week, 52 weken per jaar, honderdvijfentwintig euro per uur. Dertienduizend euro. Dat is wat er al staat voordat je een andere post hebt opgeteld.
Heb je een team? Dan geldt een andere rekening. Voor een interne medewerker tel je ongeveer zestig euro per uur (loonkosten, werkgeverslasten en overhead opgeteld). Twee uur per week per persoon komt bij vijf mensen al snel op tien uur per week. 52 weken, zestig euro. Ruim eenendertigduizend euro. Per jaar.
Ook dat is nog steeds alleen de zichtbare rekening.
De verborgen rekening.
Onder de streep zitten vier posten die bijna niemand meerekent, maar die er wel degelijk zijn.
1. Context-switch.
Een uur administratie is zelden een uur administratie. Het is vijf minuten hier, tien minuten daar, aan het eind van de ochtend even snel. Elke keer dat je van het ene naar het andere werk schakelt, kost het tijd om weer helemaal bij het vorige werk terug te zijn. Onderzoek schat dit verlies ergens tussen de vijftien en dertig procent van de totale tijd.
Dus die twee uur agenda-werk? Die kosten jou vaak drie. De derde betaalt niemand, behalve jij, in concentratie.
2. Correctie-werk.
Handmatig werk levert slordigheidsfouten op. Verkeerde bijlage. Dubbel verstuurde mail. Factuur naar de oude contactpersoon. De directe kosten van zo'n fout zijn klein. De nasleep niet: bellen, uitleggen, herstellen, soms excuses aanbieden.
Vuistregel in dit soort werk: één correctie kost je drie tot vier keer de tijd van de oorspronkelijke taak. Eén keer per week een foutje in die twee uur voorbereiding betekent vlot een extra uur per week. 52 weken keer honderdvijfentwintig euro: zesduizend vijfhonderd euro, alleen voor herstel.
3. Avonduren.
Wat overdag niet af komt, schuift naar 's avonds. Niet omdat het moet, maar omdat het anders echt niet lukt. Je hebt je eigen tijd weggeruild voor werk dat op vrijdagmiddag ergens tussen vier en vijf had moeten vallen.
Die ruil staat nergens in een boekhouding. Maar stel dat jouw avond iets waard is. Hoeveel is dan iets dat zich elke week een uur of twee herhaalt? Voor veel mensen is het antwoord: meer dan waar je voor werkt.
4. Opleiden en terug-opleiden.
Als je het zelf doet, doe je het routineus. Als iemand anders het doet, moet die persoon worden ingewerkt. Als die persoon weer vertrekt, moet de volgende weer worden ingewerkt. Elke stap kost makkelijk twee tot vier weken. Bij gemiddeld een jaar verloop is dat een structurele post waar je rekening mee mag houden.
Voor een klein team van vijf mensen, met een jaarlijks wissel van één, reken je zomaar zestig tot tachtig uur herhaalde inwerktijd per jaar, bovenop al het andere werk. Drie- tot vierduizend euro, ieder jaar opnieuw.
De totale rekening.
Dit is waar het optellen interessant wordt. Terug naar de zelfstandige consultant, die twee uur per week voorbereidt:
| Post | Jaarlijkse kosten |
|---|---|
| Zichtbare uren | € 13.000 |
| Context-switch (20%) | € 2.600 |
| Correctie-werk | € 6.500 |
| Avonduren (conservatief) | € 3.000 |
| Totaal | € 25.100 |
Bijna twee keer de zichtbare post. En dan heb je opleiden nog niet eens meegenomen, want je doet het zelf.
Bij het team van vijf, met dezelfde twee uur per persoon per week, praat je over ruim zestigduizend euro per jaar. Dat is geen kleine post meer. Dat is het salaris van een parttime collega.
Wanneer wordt het interessant?
De vraag is niet meer of je het zou willen uitbesteden. De vraag is: wanneer is de drempel over. Vuistregel: zodra de totale rekening boven de vijfduizend euro per jaar uitkomt, is het doorrekenen van een alternatief vrijwel altijd de moeite waard. Boven de tienduizend is het eerder een kwestie van wachten.
Een goed ingericht proces zit qua investering ergens tussen de paar honderd en een paar duizend euro per maand, afhankelijk van hoeveel er mee gaat. Reken dat tegen de getallen hierboven. In de meeste gevallen komt het verschil er in het eerste halfjaar al uit.
Zichtbare rekening is zeventig euro keer de uren. Verborgen rekening is context-switch (twintig procent extra), correctie-werk (drie tot vier keer de fout-taak), avonduren (niet in geld, wel in leven) en opleiden (zestig tot tachtig uur per jaar bij verloop). Totaal is meestal bijna het dubbele. Boven de vijfduizend euro per jaar is doorrekenen de moeite.
En nu wat?
De rekensom werkt pas als je 'm op iets concreets toepast. Pak één taak die jou of iemand in je team elke week een paar uur kost. Tel de posten hierboven er bovenop. Kijk wat er staat. Dat getal is het startpunt van een echt gesprek, met jezelf of met iemand anders.
Jouw getal uitgerekend? Kijk mee.
Neem je rekensom mee in een gesprek van 30 minuten. We leggen hem naast wat we bij soortgelijke processen zien en zeggen eerlijk welke posten we zouden aanscherpen en wat realistisch haalbaar is. Als we geen match zijn, hoor je dat ook. Weet je genoeg? Dan kun je ook direct starten met een pakket.